Da una parte l’esigenza di chi per motivi di lavoro è sempre in giro, spesso impegnato al telefono e non riesce a star dietro a tutto. Dall’altra la volontà di offrire un servizio costante, a basso costo e fondamentale per mantenere un livello di prestazioni qualitativamente alto. Nascono così e si stanno moltiplicando sempre più gli uffici di segreteria virtuale.
Il principio è semplice. Se sono un piccolo imprenditore o un agente e non posso permettermi i costi fissi di una segretaria posso affittare un’assistente ad hoc che non necessariamente dev’essere nell’area in cui normalmente opero. L’importante è che sappia fare il suo mestiere efficacemente, anche se da una postazione remota: una volta affidato l’incarico agirà in nome e per conto nostro, gestendo tutti i compiti che normalmente toccano ad una segretaria, ma con costi decisamente più contenuti.
E’ un altro modo di vivere l’esperienza dei call center che da semplici presentatori di offerte e contratti o al massimo uffici informazioni diventano così imprese dedicate ai clienti. Oltre a ricevere le telefonate, a fissare e smistare gli appuntamenti queste segreterie virtuali possono anche, a seconda del contratto, occuparsi della corrispondenza, scrivere lettere commerciali e redigere o archiviare documenti, curare la contabilità. Esattamente come farebbe una normale assistente, ma con il vantaggio di avere meno aggravi fiscali.
Un servizio che è ad esempio molto richiesto dalle grandi aziende che siano dotate di filiali commerciali all’estero e vogliano avere un’assistenza fissa in diversi Paesi senza per questo dover necessariamente aprire un ufficio. Per ogni cliente c’è un numero appositamente dedicato e quindi chi risponde lo fa in nome e per conto di chi rappresenta. Inoltre è un servizio che può essere attivo 24 ore su 24, comunicare con clienti all’estero in diverse lingue, inviare sms o mail nel caso il datore virtuale sia impossibilitato a farlo o addirittura in vacanza.
Considerando le aziende, non solo nel campo della telefonia, che in breve tempo si sono moltiplicate mettendo in piedi questi uffici virtuali è decisamente uno dei lavori più interessanti per il prossimo futuro. Virtuale, ma con persone vere.
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